Prosimy o szczegółową informację dotyczącą archiwizowania dokumentacji egzaminu maturalnego obowiązującą od 2008 r. Jak długo przechowuje się powołania do zespołów egzaminacyjnych i nadzorujących, protokoły przebiegu części pisemnej w salach, protokoły zbiorcze przebiegu części pisemnej egzaminu, plany sal, w których odbywa się egzamin, wykazy zdających w sali? Jak długo przechowuje się protokoły indywidualne i zbiorcze części ustnej, karty indywidualnej oceny, harmonogramy egzaminów ustnych i listy uczniów oraz wcześniej obowiązujące plany prezentacji i bibliografie? Od kiedy obowiązuje przepis, który mówi, że protokoły indywidualne części ustnej EM przechowuje szkoła przez sześć miesięcy? Jak długo przechowuje się deklaracje maturalne, listy wyników egzaminów ustnych przekazywane do OKE, imienną ewidencję wydanych świadectw maturalnych, potwierdzenie danych zdających przekazywane do OKE?

Na podstawie art. 44zzza pkt 11 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty, t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 1457 z późn. zm., Minister Edukacji Narodowej wydawał kolejne akty wykonawcze określające terminy przechowywania prac uczniów oraz dokumentacji dotyczącej egzaminów zewnętrznych. W terminie do 31 marca 2015 r. odnośnie do okresów przechowywania dokumentacji dotyczącej egzaminu maturalnego § 108 ust. 5 i 6 rozporządzenia MEN z dnia 30 kwietnia 2007 r. w sprawie warunków i sposobu oceniania, klasyfikowania i promowania uczniów i słuchaczy oraz przeprowadzania sprawdzianów i egzaminów w szkołach publicznych, Dz.U. z 2007 r. Nr 83, poz. 562 stanowił, że dokumentację części ustnej egzaminu maturalnego przechowuje szkoła przez okres pięciu lat, a prace egzaminacyjne, w tym karty odpowiedzi, przechowuje komisja okręgowa przez okres sześciu miesięcy. Następnie do 31 grudnia 2016 r. § 76 i 77 rozporządzenia MEN z dnia 25 czerwca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania sprawdzianu, egzaminu gimnazjalnego i egzaminu maturalnego, Dz.U. z 2015 r., poz. 959 stanowił, że protokoły indywidualne części ustnej egzaminu maturalnego przechowuje szkoła przez okres sześciu miesięcy, licząc od dnia przekazania szkołom świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego. Prace egzaminacyjne absolwentów: zeszyty zadań egzaminacyjnych, karty odpowiedzi lub karty rozwiązań zadań egzaminacyjnych, a także wykazy i zaświadczenia przechowuje okręgowa komisja egzaminacyjna przez okres sześciu miesięcy, licząc od dnia przekazania szkołom świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego. Protokoły zbiorcze przechowuje okręgowa komisja egzaminacyjna przez okres pięciu lat, licząc od dnia przekazania szkołom świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego. Od 1 stycznia 2017 r. do czasu zakończenia nauki w dotychczasowym trzyletnim liceum ogólnokształcącym i czteroletnim technikum obowiązuje rozporządzenie MEN z dnia 21 grudnia 2016 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu przeprowadzania egzaminu gimnazjalnego i egzaminu maturalnego (Dz. U. z 2016 r., poz. 2223) w zw. z art. 363 ustawy z 14 grudnia 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę Prawo oświatowe (Dz. U. z 2017 r., poz. 60 z późn. zm.), które w § 76 i § 77 stanowi, że protokoły indywidualne części ustnej egzaminu maturalnego każdego zdającego przechowuje szkoła przez okres sześciu miesięcy, licząc od dnia przekazania szkołom świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego; natomiast prace egzaminacyjne absolwentów: zeszyty zadań egzaminacyjnych, karty odpowiedzi lub karty rozwiązań zadań egzaminacyjnych, a także wykazy zdających część ustną egzaminu maturalnego z poszczególnych przedmiotów i wykazy zdających część pisemną w danej sali egzaminacyjnej oraz kopie zaświadczeń stwierdzających uzyskanie tytułu laureata lub finalisty olimpiady przedmiotowej przechowuje okręgowa komisja egzaminacyjna przez okres sześciu miesięcy, licząc od dnia przekazania szkołom świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego; protokoły zbiorcze części ustnej egzaminu maturalnego i przebiegu części pisemnej egzaminu maturalnego z danego przedmiotu przechowuje okręgowa komisja egzaminacyjna przez okres pięciu lat, licząc od dnia przekazania szkołom świadectw dojrzałości, aneksów do świadectw dojrzałości i zaświadczeń o wynikach egzaminu maturalnego.

Odnośnie do pozostałej dokumentacji dotyczącej egzaminów zewnętrznych, co do której przepisy wykonawcze nie określają terminu przechowywania, każda szkoła niepubliczna (jej organ prowadzący) musi określić okresy przechowywania dokumentacji poszczególnych rodzajów, uwzględniając m.in. warunki lokalowe oraz realny czas, w którym może być potrzebne sięganie do tej dokumentacji.