Czy profil zaufany dyrektora szkoły (który jest też wiceprezesem zarządu fundacji), który wykorzystywany był m.in. do podpisania sprawozdania finansowego fundacji jako organu prowadzącego szkołę, może być użyty przy zapisywaniu i podpisywaniu dziennika elektronicznego, zgodnie z § 23 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 29 sierpnia 2014 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji (Dz. U. z 2014 r. poz. 1170 z późn. zm.). Czy profil zaufany spełnia wymogi, czy należy nabyć bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

Profil zaufany elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej, założony na podstawie ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz. U. z 2019 r., poz. 700 z późn. zm.), służy do załatwiania spraw z zakresu administracji publicznej, czyli spraw urzędowych np. w urzędzie gminy, ZUS, US, KRK, USC, NFZ, UP, w innych urzędach i instytucjach publicznych (https://obywatel.gov.pl/czym-jest-epuap). Do takich spraw nie jest zaliczane podpisywanie dziennika zajęć w niepublicznych szkołach. W przypadku prowadzenia w danej niepublicznej szkole z uprawnieniami szkoły publicznej elektronicznego dziennika konieczne wpisy są dokonywane i potwierdzane w formie udostępnionej przez dostawcę oprogramowania (nauczyciel i dyrektor nie muszą więc każdorazowo składać kwalifikowanych podpisów elektronicznych, chyba że taki jest wymóg oprogramowania). Natomiast w terminie 10 dni od dnia zakończenia roku szkolnego, dane stanowiące dziennik elektroniczny zapisuje się na informatycznym nośniku danych, według stanu na dzień zakończenia roku szkolnego, w sposób zapewniający możliwość: 1) sprawdzenia integralności danych stanowiących dziennik elektroniczny przez zastosowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego; 2) weryfikacji kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub danych identyfikujących; 3) odczytania danych stanowiących dziennik elektroniczny w okresie przewidzianym dla przechowywania dzienników (§ 21 i 22 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 25 sierpnia 2017 r. w sprawie sposobu prowadzenia przez publiczne przedszkola, szkoły i placówki dokumentacji przebiegu nauczania, działalności wychowawczej i opiekuńczej oraz rodzajów tej dokumentacji, Dz. U. z 2017 r., poz. 1646). Dyrektor powinien posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny co najmniej po to, aby wykonać ww. zadania po zakończeniu roku szkolnego.