Pracodawca, który zatrudnia według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, może na zasadzie dobrowolności tworzyć ZFŚS. Jeżeli w styczniu pracodawca, który zatrudniał mniej niż 50 pracowników w ww. rozumieniu nie poinformował pracowników, że nie zamierza tworzyć ZFŚS, to powinien utworzyć ZFŚS oraz dokonywać odpisu na ZFŚS (czyli wyodrębniać środki na ten cel) według przeciętnej liczby zatrudnionych pracowników – art. 3 ust. 3 – 3a i art. 5 ust. 1 – 2 i ust. 5j ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2021 r., poz. 746). Zasady przyznawania świadczeń z ZFŚS określa regulamin obowiązujący u danego pracodawcy (art. 8 ust. 2 ww. Ustawy).
Ekwiwalent za urlop nie jest wypłacany z ZFŚS, ponieważ prawo do niego jest uzależnione od rozwiązania albo wygaśnięcia stosunku pracy i przysługuje każdemu pracownikowi (pedagogicznemu, niepedagogicznemu), który nie wykorzystał urlopu w czasie zatrudnienia, zaś świadczenia z ZFŚS są wypłacane jedynie w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej lub majątkowej osoby uprawnionej. W konsekwencji tego, że ekwiwalent urlopowy nie jest przyznawany według tzw. kryterium socjalnego, nie może zostać sfinansowany ze środków na działalność socjalną – art. 8 ust. 1 ww. ustawy, art. 171 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, Dz. U. z 2020 r., poz. 1320.
