Zarządzanie przedszkolem to zajęcie, które pochłania masę czasu oraz wymaga wiele wysiłku. Na szczęście istnieje sporo rozwiązań, które tę pracę mogą ułatwić. Jednym z nich są systemy do zarządzania placówką. Mogą między innymi uprościć gospodarowanie finansami, tworzenie i archiwizowanie raportów i faktur, a także usystematyzować kontakty z rodzicami.

Elektroniczne systemy zarządzania przedszkolem – jak działają?

Systemy wspomagające zarządzanie przedszkolem stają się coraz popularniejsze – zwłaszcza w placówkach niepublicznych, w których chętnie wdrażane są nowoczesne rozwiązania.

W jaki sposób działają takie systemy? Pozwalają stworzyć swego rodzaju „wirtualne przedszkole”. W systemie można tworzyć grupy przedszkolaków, listy dzieci, konta dla pracowników i rodziców. Dostęp do wszystkich danych ma tylko dyrektor (albo właściciel przedszkola) i to on zawsze decyduje, jakie uprawnienia nadać innym. 

Oprogramowanie wiele rzeczy wykonuje automatycznie, wyręczając dyrektora – oczywiście, na podstawie wybranych przez niego ustawień. Obejmuje to między innymi podliczanie frekwencji, obliczanie należności i wystawianie faktur dla rodziców, czy przygotowywanie listy zamówień dla cateringu. Najczęściej do systemów tego typu można logować się zarówno z poziomu przeglądarki, jak i aplikacji mobilnej. Pozwala to na wygodny dostęp do danych i dokonywanie operacji w dogodnej chwili – z każdego urządzenia z dostępem do internetu.

Jakie dokładnie rozwiązania mogą oferować takie systemy? Poszczególne oprogramowania dla przedszkoli posiadają nieco inne funkcje. Poniżej prezentujemy opcje, jakie udostępnia Inso – jeden z bardziej rozbudowanych systemów do zarządzania przedszkolem lub żłobkiem.

Automatyczne zarządzanie finansami

Lwią część czasu dyrektora często pochłaniają rozliczenia finansowe z rodzicami. Wyliczanie należności, rozsyłanie płatności do rodziców, sprawdzanie, czy wszystkie wpłaty trafiły na konto, wystawianie faktur – to wszystko zajmuje czas, który można spożytkować w lepszy sposób. 

Inso rozwiązuje ten problem. System automatycznie oblicza wszystkie należności, które następnie za pomocą jednego kliknięcia można przesłać do rodziców. Pod uwagę mogą być brane koszty dodatkowych zajęć, a także posiłków (włącznie z odliczaniem opłaty za posiłki niewydane z powodu nieobecności dziecka). 

Ponieważ w niektórych placówkach obowiązuje zapłata od godziny pobytu dziecka w placówce – system umożliwia rozliczenia także na tej zasadzie. Ponadto dyrektor za pomocą kilku kliknięć może zaimportować historię przelewów z banku, a system automatycznie rozpozna i zaksięguje wpłaty. Inso bez problemu wygeneruje też raporty i statystyki, gotowe do wydruku.

Dodatkowo? Rodzic we własnym panelu otrzymuje dostęp do szczegółów opłat, zarówno bieżących, jak i archiwalnych. Może też pobrać fakturę oraz – przez aplikację – dokonać szybkiej płatności.

Szybkie przekazywanie informacji

W kontakty pomiędzy pracownikami przedszkola a rodzicami często wkrada się chaos. Informacje przekazywane są różnymi drogami: smsami, telefonicznie, podczas rozmowy przy odbieraniu dziecka. Nie tylko zajmuje to sporo czasu, ale też tworzy ryzyko, że ogłoszenie do kogoś nie dotrze, czy że rodzic zapomni o szczegółach. W tym przypadku rozwiązanie to wirtualna tablica ogłoszeń. Do zamieszczonych na niej informacji rodzic zawsze ma szybki dostęp – jeśli o czymś zapomni, może zajrzeć na tablicę nawet z komórki.

Taką opcję oferują niemalże wszystkie systemy do zarządzania przedszkolem. W Inso, dodatkowo, przez tablicę ogłoszeń można przesyłać pliki, zdjęcia albo filmy z życia placówki. Osoba wrzucająca na tablicę wpis ma też możliwość wybrania, kto go zobaczy. Ogłoszenie może być widoczne dla wszystkich rodziców, rodziców przedszkolaków z konkretnych grup albo pojedynczej osoby. Umożliwia to szybką, efektywną komunikację.

Listy obecności i zamówienia na posiłki

Dziecko zachorowało albo rodzic planuje zabrać je na wakacje? Dzięki Inso nieobecność malucha może zgłosić za pomocą paru kliknięć. Ta zostanie automatycznie zapisana w systemie – oraz wzięta pod uwagę przy przygotowywaniu zamówienia na posiłki. Z kolei pracownicy przedszkola za pomocą aplikacji mogą błyskawicznie sprawdzić listę obecności, odznaczając, które dzieci pojawiły się w placówce. Cała procedura zajmuje sekundy i może zostać przeprowadzona za pomocą komputera, ale też smartfona lub tabletu.

System na podstawie listy obecności sam oblicza, ile posiłków na dany dzień potrzeba. Do bazy danych można też wprowadzić informacje o specjalnych dietach dzieci – np. bezglutenowych czy wegetariańskich – które również będą brane pod uwagę przy sporządzaniu zamówienia. Dyrektor, oczywiście, może dokonać zmian w takim automatycznie przygotowanym zamówieniu. 

Dodatkowe opcje

Opisane powyżej rozwiązania to główne funkcjonalności systemu. Inso jednak daje także szereg innych opcji – m.in. wprowadzanie danych kontaktowych do rodziców, informacji na temat tego, jakie osoby są uprawnione do odbioru malucha, tworzenie list dzieci uczęszczających na zajęcia dodatkowe czy dawanie rodzicom możliwości samodzielnego wybierania posiłków dla przedszkolaków. Dyrektor może dostosowywać system do swoich potrzeb, korzystających z tych funkcjonalności, które są mu potrzebne.

Ponadto Inso to system bezpieczny, funkcjonalny, ale też stale rozwijany. Dyrektorzy mogą zgłaszać swoje uwagi i pomysły, które zostaną rozważone przy pracach nad systemem. 

Inso w przedszkolu

W jaki sposób wprowadzić Inso do przedszkola? Wystarczy wejść na stronę systemu i skontaktować się z przedstawicielami firmy. Dyrektor otrzymuje nie tylko możliwość bezpłatnego przetestowania aplikacji, ale także materiały edukacyjne oraz merytoryczne wsparcie – tak, by mógł jak najlepiej poznać system dla przedszkoli Inso i dostępne funkcjonalności. 

System wspomagający zarządzanie przedszkolem to nowoczesne narzędzie, przydatne zarówno pracownikom, jak i rodzicom. Pozwala ułatwić pracę, zaoszczędzić pieniądze – i lepiej zorganizować działalność placówki.