Postępowanie jest uzależnione od tego, jak długo uczeń uczęszczał do szkoły i czy ją zmienia, a nie kończy szkołę w rozumieniu ukończenia najwyższej klasy. Zakładając, że pytanie dotyczy pierwszego przypadku, zgodnie z § 25 ust. 4 i 5 rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej z dnia 27 sierpnia 2019 r. w sprawie świadectw, dyplomów państwowych i innych druków (Dz.U. z 2019 r., poz. 1700 ze zm.), w razie przejścia ucznia do innej szkoły po co najmniej jednym roku nauki, przesyła się do tej szkoły lub wydaje pełnoletniemu uczniowi lub rodzicom ucznia kopię arkusza ocen ucznia poświadczoną za zgodność z oryginałem przez dyrektora szkoły. Ze sformułowań „przesyła” oraz „wydaje” wynika, że szkoła ma obowiązek wystawienia kopii arkusza ocen. Pełnoletni uczeń lub rodzice ucznia potwierdzają podpisem otrzymanie kopii arkusza ocen. Z kolei w przypadku przejścia ucznia do innej szkoły po okresie nauki krótszym niż okres jednego roku, przesyła się do tej szkoły lub wydaje pełnoletniemu uczniowi lub rodzicom ucznia zaświadczenie o przebiegu nauczania ucznia na druku według wzoru nr 77 określonego w załączniku nr 3 do ww. rozporządzenia; szkoła ma obowiązek wystawienia takiego dokumentu. Pełnoletni uczeń lub rodzice ucznia potwierdzają podpisem otrzymanie zaświadczenia. Jednocześnie żaden obowiązujący przepis nie przewiduje wystawienia dokumentu „zawiadomienia o przekazaniu ucznia” do nowej szkoły ani nie wymienia dokumentów, jakie miałyby zostać wystawione na wniosek rodzica w związku z przejściem do innej szkoły; gdyby natomiast rodzic zgłosił taką potrzebę, w miarę możliwości wniosek należałoby zrealizować, gdy dokument miałby mieć związek z uczęszczaniem do dotychczasowej szkoły. Rodzic może wnosić o wydanie kopii wskazanej przez siebie dokumentacji zawierającej dane osobowe dziecka w szczególności na podstawie art. 15 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. Nr 119, s. 1).
Dodatkowo w przypadku ucznia szkoły podstawowej (realizującego obowiązek szkolny) obowiązkiem dyrektora niepublicznej szkoły jest poinformowanie dyrektora samorządowej szkoły podstawowej, w obwodzie której uczeń mieszka, o zakończeniu spełniania obowiązku szkolnego w dotychczasowej szkole, zgodnie z art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. Prawo oświatowe, t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 910.
Z kolei jeżeli uczeń ukończył szkołę, czyli naukę w ostatniej klasie, otrzymuje jedynie świadectwo ukończenia szkoły, zgodnie z § 7 ust. 1 ww. rozporządzenia.
