Zgodnie z ustawą o systemie informacji oświatowej z dnia 15 kwietnia 2011r. (Dz. U. z 2011 r. Nr 139, poz. 814 ze zm.) do 1 marca 2017 r. dane do systemu informacji oświatowej są przekazywane w dwóch systemach jednocześnie: tzw. „starym” SIO i „nowym” SIO (zmodernizowanym). Oba powyższe systemy obowiązują wszystkie szkoły i placówki oświatowe (bez względu na posiadane uprawnienia szkoły publicznej i bez względu na to czy szkoła/placówka jest dotowana czy nie). Nieprzekazanie danych do SIO podlega karze grzywny – art. 100-101 ustawy o SIO.

Oba systemy działają według różnych zasad teleinformatycznych, ale na moment sprawozdawczy powinny zawierać zgodne między sobą dane. Pamiętać należy, iż przekazanie danych w nowym SIO nie jest aktualnie widoczne dla samorządu. Przekazanie danych w nowym systemie wymaga przez dyrektora szkoły/placówki uzyskania dostępu (loginu i hasła). „Stary” system SIO wymaga jedynie zainstalowania programu SIO na szkolnym komputerze.

Wprowadzenie jednoczesnego działania obu systemów – „starego” i „nowego” – jest aktualnie swego rodzaju testem prawidłowości danych (MEN ma możliwość porównania danych z obu systemów). W „starym” systemie dane zawarte w SIO są sprawdzane pod względem kompletności i poprawności (w możliwym dla samorządu zakresie) przez pracowników samorządu. W „nowym” takiej możliwości nie ma – tylko raz do roku dane będą sprawdzane przez samorządy według stanu na 30 września, i to w ograniczonym zakresie. W związku z powyższym, odpowiedzialność za dane przekazane do systemu informacji oświatowej w „nowym” systemie w znacznie większym stopniu leży po stronie szkoły/placówki.

Przekazanie danych w „starym” systemie SIO do 2017 r.

„Stary” system SIO nie działa w przestrzeni internetowej, a informacja jest przekazywana do jednostki samorządu terytorialnego tylko trzy razy do roku: wg stanu na 10 września (z wyjątkiem przedszkoli niepublicznych i placówek pozaszkolnych), 30 września i 31 marca. Informacja musi być przekazana w formie elektronicznej, co oznacza, że wyeksportowany plik SIO należy dostarczyć na wybranym nośniku elektronicznym (płyta CD, pendrive itp.) z dołączonym do pliku Zestawieniem zbiorczym podpisanym przez dyrektora szkoły/placówki.

Uwagi dotyczące przekazywania danych w przypadku „starego” SIO:

  1) jednostką prowadzącą, do której należy przekazać plik SIO jest jednostka, w której szkoła/placówka znajduje się w ewidencji szkół i placówek niepublicznych,

2) klikniecie „Eksportuj do jednostki prowadzącej” nie oznacza, że plik ten samoistnie pojawi się w jednostce, do której należy go złożyć,

3) wyeksportowany (zaszyfrowany) plik otrzymuje nadaną automatycznie nazwę – w żadnym razie nie wolno tej nazwy zmieniać (nazwa pliku składa się z numeru REGON szkoły, dodatkowego identyfikatora typu i rodzaju szkoły, a plik zapisany jest w formacie .exp).

W przypadku wątpliwości co do sposobu wypełniania danych do bazy danych SIO, na stronie internetowej Centrum Informatyczne Edukacji (www.cie.men.gov.pl) w zakładce „System Informacji Oświatowej” znajdują się dwie instrukcje: obsługi programu i merytoryczna. Warto skorzystać z tej pomocy – będzie przydatna zwłaszcza dla początkujących.

Szczególną informacją są dane przekazane do bazy danych SIO według stanu na 30 września; służą one bowiem do obliczenia zarówno kwoty subwencji oświatowej, jak i dotacji celowej na wychowanie przedszkolne dla danej jednostki samorządowej na kolejny rok i podlegają szczególnej kontroli, w tym w zakresie danych przekazanych przez szkołę. Na wysokość tej kwoty ma bowiem wpływ bardzo wiele czynników – nawet drobnych.