Placówka niepubliczna zwykle ma dwa podstawowe źródła finansowania: czesne płacone przez rodziców oraz dotację. Po stronie wydatków mamy przede wszystkim pensje nauczycieli i innych pracowników. Budżet na dany rok szkolny lub kalendarzowy jest mapą, po której porusza się przedszkole lub szkoła. Ważne, by nie był to kurs kolizyjny, gdy koszty zaczną dominować nad przychodami. Jak zatem wygląda ramowy budżet placówki niepublicznej? 

Na wstępie trzeba zaznaczyć, iż nie istnieją żadne przepisy, czy to prawa oświatowego, czy dotyczące rachunkowości, które nakładałyby na placówkę niepubliczną obowiązek konstruowania jej budżetu w ściśle określony sposób. To organ prowadzący ustala reguły tworzenia dokumentu umożliwiającego zaplanowanie przychodów i wydatków. Może określić, iż tworzenie budżetu jest prerogatywą osoby prowadzącej placówkę lub jej dyrektora czy głównego księgowego.

W przypadku większych instytucji zwykle istnieje zbiorowy obowiązek, bowiem zakres działalności jest na tyle szeroki, że dane do budżetu powinny spłynąć od osób odpowiedzialnych za różne obszary działalności (np.: inwestycje i płace – organ prowadzący, pomoce dydaktyczne i szkolenia – dyrektor oraz przewodniczący zespołów nauczycielskich, koszty konserwacji budynku – kierownik administracyjno-techniczny). Jeśli placówkę obsługuje zewnętrzne biuro rachunkowe, może być ono tym podmiotem, który „spina” całość. W przypadku bardziej skomplikowanego budżetu warto stworzyć preliminarz budżetowy, by po wprowadzeniu ewentualnych korekt organ decyzyjny mógł go zatwierdzić.

Placówki mniejsze, często prowadzone przez osoby fizyczne, nie potrzebują rozbudowanych procedur. Zwykle budżet ustala osoba prowadząca we współpracy z dyrektorem. Jeszcze prościej jest, gdy te dwie funkcje pełni jeden człowiek.

Ważną sprawą jest odpowiedź na pytanie: czy nasz budżet ma dotyczyć przedszkola lub szkoły (zespołu szkół), czy powinien obejmować przychody i wydatki zarówno placówki, jak i jej organu prowadzącego? Budżet samej placówki jest już mniej skomplikowany.

Niektóre placówki budżetują dany rok szkolny, inne kalendarzowy. W związku z tym, że rytm pracy szkoły, w tym przychodów i rozchodów, dyktuje kalendarz roku szkolnego, chyba bardziej wygodnym rozwiązaniem jest branie pod uwagę roku szkolnego jako okresu rozliczeniowego.

Ostatnią kwestią jest określenie, kto zatwierdza budżet i kto ponosi odpowiedzialność za jego wykonanie. Jeśli statut placówki jest klarownie napisany, można z niego wywnioskować, jaka jest jej struktura organizacyjna i kto za co odpowiada. Jest to o tyle istotna sprawa, że o ile główne obowiązki nauczycieli oraz dyrektora są z góry określone w ustawie o systemie oświaty oraz aktach prawa niższego rzędu, o tyle sprawy związane z konstruowaniem budżetu leżą w gestii organu prowadzącego. Jeśli w kasie szkoły mamy „manko”, musi być jasne, kto powinien ponieść za odpowiedzialność za tę sytuację. W przypadku placówek prowadzonych np. przez spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zgodnie z artykułem 299 § 1 Kodeksu spółek handlowych, jeżeli egzekucja przeciwko spółce okaże się bezskuteczna, członkowie zarządu solidarnie odpowiadają za jej zobowiązania. Wierzyciel może dochodzić swoich praw w określonych sytuacjach również z majątku osobistego członków zarządu.